Slack untuk Koordinasi Tim
Koordinasi. Kata yang sangat penting kalau kita bekerja dengan tim. Begitu pula dibidang perbankan. Koordinasi antar anggota tim atau koordinasi pimpinan dengan anak buahnya. Selama ini alat yang biasa digunakan mulai dari surat, email, hingga BBM dan yang terkenal akhir-akhir ini adalah WA. Surat untuk pemberitahuan resmi, email untuk pemberitahuan resmi namun tidak terlalu mementingkan kecepatan, dan BBM/WA sebagai alat untuk penyampaian koordinasi yang tercepat.
BBM/WA yang dipilihin sebgai alat koordinasi tercepat mempunyai permasalahan tidak adanya pilihan topik. Sebagai satu grup di BBM/WA maka semua informasi menjadi satu. BBM masih mempunyai topik dalam grup yang membagi berbagai bahasan, namun ada anggota tim yang sebenarnya tidak berhubungan dengan bahasan tersebut tetap harus mengikutinya karena masuk dalam anggota grup tersebut. Masalah lain pada BBM dan WA adalah belum bisa melakukan attach file dokumen. Aplikasi Telegram bisa melakukan itu, namun memang belum banyak digunakan. Jadi adakah alat yang bisa mengakomodasi itu semua?
Alat itu ada bernama Slack.
Apa itu Slack?
Team communication for the 21st century
Ya, Slack memposisikan diri sebgai alat komunikasi/koordinasi di abad 21. Sebagai pengganti email dan messenger.
Ini bagian terpenting dari Slack, organisasi Tim dan pilihan Channels.
Begini untuk contoh koordinasi Kantor Wilayah di sebuah bank. Saya tidak memberikan contoh untuk sebagai Tim besar satu bank karena membutuhkan effort yang berlebih.
Kantor Wilayah terdiri dari beberapa Area, Cabang, dan Bisnis Unit. Kantor Wilayah (Kanwil) merupakan satu Tim besar. Tim tersebut terdiri dari setiap orang dalam Kanwil. Mulai dari Kepala Kanwil hingga Teller, CS atau bahkan Office Boy. Koordinasi dilakukan didalam Channels, dimana bisa dibuat Open Channels atau Pribate Channels untuk pembicaraan yang lebih privat. Open Channels semua orang bisa masuk dan melihat pembicaraan. Private Channels hanya orang tertentu yang bisa masuk, yang diundang secara khusus.
Setiap orang bisa membuat Channels sesuai keperluannya. Kepala Kanwil bisa membuat Channel yang berisi hanya Area Manager, hanya Kepala Cabang, hanya Kepala Bisnis Unit, seluruh Teller dalam satu wilayah, seluruh Teller dalam area tertentu. Area Manager bisa membuat Channel untuk koordinasi Servce Quality di area dgn anggota Teller dan CS, atau hanya security saja. Sangat customize. Kemudahan Channels ini tidak membuat banyak grup-grup baru dengan pembahasan spesifik didalamnya, namun cukup dengan satu Tim dengan banyak pembahasan spesifik didalamnya.
Kemudahan lainnya adalah dari Kepala Kanwil hingga OB, semua anggota Tim bisa saling menghubungi secara privat. Tidak perlu mencari orang dalam satu Kanwil harus bertanya sana sini, cukup search di Slack.
Share FIle
Bila menggunakan BBM/WA bila ada file dokumen (Word/Excel/PDF) maka dokumen tersebut akan dikirimkan melalui email, beda dengan di Slack. Slack support untuk share file dokumen apapun. Sehingga koordinasi dengan file akan lebih mudah dilakukan.
Search
Tolong lihat email tanggal 20 yang telah kami kirim. Ribet kan buat mencarinya kalau ada koordinasi seperti itu? Tidak dengan Slack, cukup search file tersebut atau bahasan mengenai hal itu dengan spesifik tanggal dan file tersebut akan mudah ditemukan.
Integrasi Sistem
Untuk yang lebih advace Slack bisa digabungkan dengan sistem perbankan, misal untuk CRM di CS atau sistem lainnya yang digunakan dalam koordinasi.
Gratis!
Iya, Slack itu gratis. Seperti BBM/WA/Telegram, untuk Tim kecil sampai dengan Tim korporasi besar. Memang ada pilihan berbayarnya, tapi dengan pilihan gratis sudah sangat cukup.
Jadi, mau mencoba Slack?